Struktur und Ordnung sparen Zeit und Geld

Innerhalb eines Betriebes oder einer Selbstständigkeit sind Struktur und Ordnung sehr wichtig. Gerade wenn ein Betrieb noch klein ist und eine Person das gesamte Büro organisiert, weiß diese wo alles abgelegt ist. Falls diese Kraft ausfällt und ein anderer Mitarbeiter etwas finden soll, braucht der Betrieb eine feste Struktur.

Ob bei der Ablage mit einheitlich beschrifteten Ordner oder innerhalb des Computers mit einer abgesprochenen Ordnerstruktur gearbeitet wird, diese ermöglicht jedem, der mit ihr vertraut gemacht wurde, Unterlagen zu finden. Je übersichtlicher und einheitlicher diese Ordnung eventuell auch mit farbigen Ordneretiketten strukturiert wird, desto weniger Zeit wird gesucht. Die Zeit, in der ein Mitarbeiter sucht, ist verlorene Zeit.

Ein Betrieb der expandieren möchte, sollte sich von Anfang an eine entsprechende Struktur überlegen und diese bei den Mitarbeitern durchsetzen. Bei einer einheitliche Beschriftung der Ordner mit Etiketten findet jeder Mitarbeiter nach kurzer Einarbeitung die nötigen Unterlagen. Wenn jeder Mitarbeiter seine eigene Ablagenstruktur hat, ist bei Krankheit oder auch bei Kündigung der Zeitaufwand einer Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters enorm. Der Betrieb stockt, Sie verlieren Aufträge und zufriedene Kunden.

Auch bei freiberuflichen, die alleine arbeiten, spielt eine durchdachte Struktur und eine eingehaltene Ordnung eine wesentliche Rolle. Wie viele Quittungen vergaß man schon bei der Steuer einzureichen, die bei direkter Ablage im entsprechenden Ordner abgerechnet würden. So vergrößert sich der Gewinn und man bezahlt mehr Steuern. Effektivität und Produktivität sind miteinander verknüpft. Durch eine bewusste Strukturierung ihrer Ablage mit Ordner und Etiketten erhöhen Sie auf Dauer Ihre Leistungsmöglichkeiten und natürlich auch Ihren Gewinn.