Sinnvolle Archivierung mit einem CD / DVD Ringordner
Viele Firmen sind heutzutage auf die Archivierung ihrer Daten angewiesen, weil sie beispielsweise so Kundendaten schnell wieder erfassen können oder das Material zwecks Rückversicherung einfach aufbewahren müssen.
Hierbei gibt es verschiedene Verfahren. So kann man seine Daten in form von Akten oder anderen Schriftstücken mithilfe von Ringordnersystemen archivieren. Die einzelnen Ordner können mithilfe von Registern nummerisch ( bsp. Jahreszahlen oder Aktennummern ) oder alphabetisch geordnet werden. So hat man schnellen Zugriff, selbst wenn die Daten schon seit mehrrern jahren eingelagert sind.
Seit dem Aufkommen von CD Roms, insbesondere aber dem Aufkommen der DVD, bietet es sich an, seine Daten mithilfe dieser modernen Speichermedien zu archivieren. Die Vorteile liegen hierbei klar auf der Hand: Sowohl CDs als auch DVDs benötigen wesentlich weniger Platz als Archivierungen in Papierform und bieten sich deswegen vor allem für Unternehmen mit einem großen Datenvolumen oder langfristiger Einlagerungszeit, wie bei Kanzleien oder Versicherungen, an. So finden auf einer DVD beispielsweise mehrere Tausend Dokumente Platz und sind jederzeit abrufbar.
Die Speichermedien müssen hierbei auch nicht großartig gepflegt werden, es reicht völlig, sie gegen Schmutz und Staub durch Hüllen zu schützen, die man oftmals in verschiedenen Materialformen bekommt. Werden die DVDs zum Beispiel in Schränken gelagert, reichen dünne CD/DVD Hüllen völlig aus. Ein Vergilben oder eine starke Anfälligkeit gegen Feuchtigkeit muss nicht gefürchtet werden. Aufgrund der verschiedenen Hüllengrößen lassen sich bequem DVDs mit demselben “Datenthema” zusammen einlagern. Es ist abzusehen, dass diese Archivierungsform in Zukunft Standard werden wird.
